Så här hanterar vi dina personuppgifter – GDPR hos Folkdanslaget Rillen

I maj 2018 trädde en ny dataskyddsförordning i kraft inom EU. Denna kallas GDPR. Den innebär bland annat att du har rätt att veta vilka uppgifter om dig vi sparar, hur vi använder dem och vilka rättigheter du har kring dem.

Vilka personuppgifter hanteras

I vår årligen utskickade medlemsförteckning har vi ditt namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Dessa uppgifter är synliga för alla medlemmar. Dolt finns även information om ditt personnummer, och om du har medlemskap i annat folkdanslag inom Svenska Folkdansringen.

Bilder och inspelad media där du förekommer kan figurera i olika sammanhang.

I samband med särskilda aktiviteter kan specifik information om enstaka medlemmar (exempelvis matallergier) inhämtas. Men det är inget som registreras eller sparas.

Hur samlar vi in uppgifterna

När du blir medlem i föreningen begär vi dina personuppgifter till medlemsförteckningen enligt ovan. Detta sker muntligt eller genom att du fyller i dem på en blankett.

För vilka ändamål har vi dina personuppgifter och var förekommer de

Vi använder uppgifterna för att registrera medlemmar och registrera betalning av medlemsavgift hos vår riksorganisation, Svenska folkdansringen, i enlighet med deras rutiner (i webbportalen dans.se).

Vi använder dem också för att kunna skicka ut medlemsinformation, t ex Rillenblad, inbjudan till aktiviteter, kurser osv. Det kan vara evenemang i Fdl Rillens, distriktets eller riks’ regi, eller inbjudningar från annat håll. Informationen kan skickas både digitalt och via brev. Vidare behöver vi ha dina personuppgifter för att kunna uppvakta vid födelsedagar.

Medlemsinformation som skickas via e-post går som ”vanligt” mejl (inte så kallad hemlig kopia/bcc/dold sändlista då det fungerar dåligt tekniskt). Vi kommer att fortsätta att ha öppna anmälningslistor på anslagstavlan på Röjningen för våra aktiviteter.

Du kan förekomma med namn i föreningens handlingar (exempelvis verksamhetsberättelse, mötesprotokoll, medlemsblad). Som medlem i föreningen kan du förekomma på fotografier och inspelningar, t ex för att användas för pressmaterial, marknadsföring samt dokumentation av evenemang. Dessa kan komma användas på sociala medier, hemsida, tryckt marknadsföreningsmaterial m m.

På vår webbsida www.rillen.se finns namn och vissa kontaktuppgifter för de medlemmar som har någon form av förtroendeuppdrag eller särskilt ansvarsområde (styrelse, kommittéer och kontaktpersoner).

För övriga medlemmar publiceras inga personuppgifter på webben (utöver vad som nämnts om bilder ovan), och inte heller lämnas något ut till personer utanför föreningen utan medlemmens samtycke. Undantaget är den närvaroinformation per person som lämnas till studieförbund (idag samarbetar vi med Studieförbundet Vuxenskolan och Kulturens Bildningsförbund) eller annan instans för att vi ska erhålla bidrag.

I samband med resor och större evenemang eller kurser kan personuppgifter för berörda deltagare behöva användas eller lämnas vidare till resebyrå, hotell, samarbetsförening, eventorganisatör etc.

Hur länge sparas personuppgifterna

Medlemsförteckningen uppdateras årligen, och medlemmar som väljer att avsluta sitt medlemskap tas bort ur listan i samband med att nästa års medlemsförteckning sammanställs.

Vi inväntar information från Svenska Folkdansringen om rutinerna för medlemsregistrering i dans.se kommer att förändras.

I fysisk och digital dokumentation som fotografier, pressutskick, artiklar, protokoll, verksamhetsberättelser, arkivexemplar av medlemsförteckning etc kvarstår uppgifterna så länge som dokumentationen sparas.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter föreningen har om dig.

Du har rätt att få informationen ändrad eller korrigerad om något är felaktigt.

Du har rätt att bli raderad ur föreningens medlemsregister, och detta sker naturligt om man lämnar föreningen.

Om du motsätter dig behandlingen av dina personuppgifter eller om du har frågor så är du välkommen att kontakta styrelsen. Styrelsen nås enklast på rilleninfo@gmail.com.